UNIVERSITAS
GUNADARMA
FAKULTAS
ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI
Nama :
Nina Yusmiana
NPM :
15115073
Jurusan :
Sistem Informasi
Analisis Dan Perancangan Sistem
Informasi Manajemen Aset TIK Studi Kasus: Asmi Santa Maria Yogyakarta
Abstrak. Pengelolaan
aset barang di ASMI Santa Maria selama ini dilakukan dengan aplikasi MS Excel
dalam format daftar inventaris barang. Aplikasi ini memiliki keterbatasan
seperti tiadanya rekod detil aset barang, kesulitan melakukan penghitungan yang
komplek seperti penilaian aset, terbatasnya akses pihak lain yang membutuhkan,
dan informasi kurang dapat menangani penatausahaan aset barang yang dapat
memberikan informasi real-time,
akurat, terintegrasi, dan user-friendly. Penelitian
ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang kebutuhan sistem untuk mengelola aset TIK di ASMI Santa Maria Yogyakarta.
Melalui analisis dan perancangan sistem ini penulis bermaksud memberikan usulan
bagi lembaga untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Manajemen Aset TIK
(SIMATIK). Sistem informasi ini telah berhasil dirancang dan menyediakan
fungsionalitas pengelolaan informasi aset TIK yang meliputi registrasi aset,
penempatan aset, pemindahan aset, penghitungan depresiasi, penilaian aset,
pencatatan maintenance, penghapusan aset, pelacakan aset, dan pembuatan
laporan. Perancangan Sistem informasi manajemen aset TIK ini dilakukan dengan
berbasis web (intranet) dan dengan pendekatan berorientasi objek (OOA).
Kata Kunci:
Manajemen aset, sistem informasi manajemen aset, pendekatan berorientasi objek.
1.
Pendahuluan
1.1.
Latar Belakang
Dari waktu ke waktu, keberadaan aset barang di ASMI Santa
Maria mengalami perubahan (pertambahan dan pengurangan). Sejauh ini, aset
barang tersebut dikelola secara manual menggunakan perangkat lunak MS Excel
dalam bentuk daftar inventaris aset. Pencatatan aset barang menggunakan Excel
memiliki keterbatasan-keterbatasan antara lain: (1) tiadanya record menyangkut detil aset seperti
spesifikasi, tanggal pengadaan, harga pembelian, nilai susut dan nilai current aset, status aset dll., (2)
kesulitan melakukan operasi perhitungan yang kompleks seperti penghitungan
penyusutan (depresiasi), penghitungan
nilai aset, (3) boros waktu dan tenaga untuk pengelolaan aset, dan (4) unit
lain tidak dapat mengakses informasi karena file Excel tidak didistribusikan
dan hanya dimiliki oleh unit Sarana dan Pasarana.
Lembaga menyadari bahwa upaya inventarisasi barang secara
manual sangatlah tidak efisien karena memerlukan tenaga dan waktu yang tidak
sedikit. Di samping itu sering muncul persoalan ketika pihak manajemen ingin
mengetahui jumlah aset barang berdasarkan kategori, asal pendanaan, harga beli,
tanggal pembelian, letak barang, kondisi barang, perpindahan barang, penambahan
barang, dan informasi perubahan barang karena perbaikan (maintenance) atau penggantian sparepart.
Untuk mendapatkan informasi tersebut pihak yang membutuhkan harus ke Unit
Sarana dan Prasarana sebagai satu-satunya pemilik dokumen aset elektronik.
Disamping itu karena update data
tidak dilakukan setiap saat, informasi yang realtime
dan akurat tidak dapat diperoleh.
Sebenarnya, persoalan-persoalan menyangkut pengelolaan aset
sebagaimana dijelaskan di atas tidak akan terjadi apabila didukung oleh suatu
sistem pengelolaan aset yang terintegrasi dan terstruktur. Untuk itulah,
penulis memberikan sebuah solusi untuk mengatasi persoalan-persoalan tersebut berupa
perancangan sebuah Sistem Informasi Manajemen Aset. Dengan sistem informasi
ini, lembaga akan dapat melakukan penatausahaan aset yang dimiliki secara benar
dan efisien, baik dari segi waktu (time),
tenaga (human resource), dan biaya (cost).
1.2.
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dirumuskan masalah
sebagai berikut: Bagaimanakah merancang sistem informasi manajemen untuk
mengelola aset TIK berbasis web?
1.3.
Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah merancang sistem
informasi manajemen aset TIK berbasis Web yang dapat digunakan untuk mengelola
aset TIK di ASMI Santa Maria. Yang termasuk aset TIK meliputi perangkat keras (hardware) yang terdiri dari peralatan
komputer dan peripheral, dan
peralatan pendukung jaringan dan komunikasi serta perangkat lunak (software). Perancangan dan desain model
sistem informasi menggunakan pendekatan berorientasi objek (OOA).
1.4.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai
berikut. (1) Bagi ASMI Santa Maria. Hasil penelitian ini dapat digunakan
sebagai acuan bagi ASMI Santa Maria untuk pengambilan keputusan untuk
penyempurnaan sistem manajemen aset yang telah ada yaitu sistem manajemen aset
secara manual menjadi sistem informasi manajemen berbasis komputer.
(2)
Bagi pengembang sistem. Hasil evaluasi terhadap sistem dapat
digunakan sebagai bahan masukan untuk membangun sistem informasi manajemen aset
berbasis komputer. (3) Bagi lembaga sejenis. Kebutuhan organisasi atau lembaga
akan sistem informasi sangat bervariasi
tergantung
pada tingkat kompleksitas lembaga atau organisasi bersangkutan. Oleh karena
itu, hasil penelitian ini dapat memberikan gambaran dan acuan bagi lembaga
sejenis yang bergerak di bidang layanan pendidikan untuk pengembangan sistem
informasi manajemen aset.
2.
Tinjauan Pustaka
2.1.
Penelitian Terdahulu
Goyal (2007) melakukan penelitian dan implementasi sistem
informasi manajemen aset pada Technical
Store of NIC-DIT di C.G.O. Complex, New Delhi. Penelitian dan pengembangan Enterprise Aset Management System (Technical
Store) bertujuan untuk mengembangkan sistem pemesanan peralatan IT seperti pendrive, printer, laptop, scanner dan semacamnya oleh unit-unit
kerja yang membutuhkan kepada departemen TI. Sebelumnya sistem pemesanan masih
dilakukan secara manual yaitu dengan pengisian formulir pemesanan barang (paper-based) yang kemudian dikirimkan
kepada bagian TI. Masalah yang dihadapi adalah sistem manual tersebut sangat
tidak efisien dari segi waktu dan sumber daya manusia. Oleh karena itu sistem
baru yang berbasis web dapat menjadi solusi yang tepat karena pemesanan dapat
dilakukan secara online dan segera
mendapatkan konfirmasi mengenai ketersediaan barang yang dipesan. Sistem
informasi manajemen aset dibangun menggunakan platform windows dengan bahasa pemrograman C#.Net, Asp.Net, JAVASCRIPT, HTML dengan database SQLServer2000.
Rittammanart (2008) melakukan penelitian berjudul Enterprise Application Integration Platform For Corporate Fixed-Aset Management.
Penelitian dilakukan pada Haadthip Public Company Limited (HTPCL), sebuah perusahaan Coca-Cola bottler di
Thailand selatan. Kasus penanganan aset (Asset Controlling) pada HTCPL
dilakukan secara manual oleh karyawan dengan bantuan program spreadsheet
(Excel) karena perusahaan belum memiliki sistem manajemen aset (Asset
Management System). Semua aset tidak bisa dilacak (tracked) dan informasi
setiap aset sulit diperoleh sehingga para eksekutif tidak dapat mengetahui
informasi mengenai aset yang dimiliki perusahaan. Oleh sebab itu loss calculation tidak dapat dilakukan
dengan benar. Demikian juga dengan Accounting Department yang bertanggung jawab
terhadap keuangan (accounting) perusahaan hanya mengandalkan penghitungan
depresiasi aset menggunakan program Excel dengan keterbatasannya. Setiap bulan,
hasil perhitungan depresiasi (penyusutan nilai aset) yang diperoleh dengan
penghitungan manual menggunakan program Excel dimasukkan ke dalam General
Ledger System.
Berdasarkan permasalahan di atas, HTPCL mengembangkan Asset
Management System (AMS) yang dapat diintegrasikan dengan General Ledger System
yang sudah ada dan memiliki kemampuan berikut: (1) Semua aset perusahaan harus
disimpan hanya dalam sebuah sistem manajemen aset. (2) Update otomatis dan
display depresiasi setiap aset setiap hari. (3) Akuntan dapat memilik periode
depresiasi untuk dimasukkan kedalam GL. (4) Mendukung akuisisi aset. (5)
Mendukung penempatan aset. (6) Dapat melacak status aset: usia, posisi, dan
sebagainya. (7) Menampilkan kalkulasi depresiasi sebagai web service. (8)
Merangkum semua nilai aset dalam beberapa aspek. (9) Memberikan informasi
profit bisnis perusahaan. (10) Meningkatkan proses bisnis untuk mencapai
kualitas dan efisiensi.
Ekasari Nugraheni dkk (Pusat Penelitian Informatika LIPI,
2007) melakukan penelitian berjudul Sistem
Informasi Manajemen Aset Berbasis Intranet pada Lembaga Ilmu Pengetahuan
Indonesia (LIPI). Hasil dari penelitian ini merupakan rekomendasi pembuatan
sistem informasi manajemen aset untuk menatausahakan barang yang berpedoman
pada buku BAKUN (Badan Akuntansi Negara). Sistem Informasi ini dikembangkan
dengan perangkat lunak open source PHP, PostgreSQL, dan LINUX server.
2.2.
Landasan Teori
Berikut
ini akan penulis paparkan beberapa landasan teori pendukung penelitian yang
meliputi 1) Aset TIK, 2) Manajemen Aset, 3) Sistem Informasi Manajemen Aset, 4)
Depresiasi, 5) Decision Support System, 6) Analisis dan Perancangan
Berorientasi Objek.
2.2.1.
Aset TIK
Aset adalah segala sesuatu baik tangible maupun intangible
yang memiliki nilai ekonomis (economic
values) dan masa ekonomis (economic
life) untuk mendukung organisasi atau perusahaan dalam memberikan layanan (services) (Quertani: 2008). Dalam
konteks Teknologi Informasi (TI), Windley (2002) secara spesifik menyebutkan
aset TI dapat berbentuk base machines,
installed components, peripheral, operating system, licensed software, phones, dan
PBXs. Base machines sendiri dapat
mencakup peralatan router, dektop computer,
server, dan semua sistem mesin yang berbasis komputer (computer based gear).
Dalam “State
Administrative Manual” peralatan TI (IT
devices) didefinisikan sebagai peralatan atau piranti yang digunakan untuk
pemrosesan data secara elektronik. Beberapa contoh dari peralatan TI adalah Mainframes, Minicomputers, midrange computers, microcomputers and personal
computers ; Special purpose systems yang
meliputi word processing, Magnetic Ink Character Recognition (MICR), Optical Character Recognition (OCR), photo composition, typesetting dan electronic bookkeeping; Piranti
komunikasi yang digunakan untuk transmisi data seperti: modems, data sets, mutiplexors, concentrators, routers, switches, local area networks, private
branch exchanges, network control equipment, atau microwave atau satellite
communications systems; Unit periferal input-output baik yang bersifat off-line maupun on-line)
seperti terminals, card readers, optical
character readers, magnetic tape
units, mass storage devices, card punches, printers, computer output to
microform converters (COM), video display units, data entry devices, teletypes,
teleprinters, plotters, scanners, atau semua piranti yang digunakan sebagai
terminal dari sebuah komputer dan
unit kontrol.
Dalam penelitian ini, istilah aset TI diperluas menjadi aset
TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) sehingga dapat mencakup
peralatan-peralatan TI untuk memproses data elektronik (komputer dan peralatan
pendukung) serta peralatan-peralatan komunikasi seperti peralatan PBX, telpon,
fax, dan peralatan telekomunikasi lainnya.
2.2.2.
Manajemen Aset
Danylo (1998) mendefinisikan manajemen aset sebagai sebuah
metodologi untuk mengalokasikan resources (sumber daya) secara efisien dan
benar untuk mencapai tujuan organisasi. Lebih lanjut ia menjelaskan bahwa
manajemen aset adalah cara atau pendekatan melakukan sesuatu untuk
menyelesaikan masalah atau situasi. Metodologi dapat terkomputerisasi atau
tanpa bantuan komputer.
Wenzler dalam Faiz dan Eran (2009) mendefinisikan manajemen
aset sebagai proses identifikasi, desain, penciptaan, operasi, dan pemeliharaan
aset fisik. Pendekatan yang berpusat pada aset (aset centric) sangat vital untuk keberhasilan pengorganisasian aset
secara intensif karena manajemen aset yang efektif merupakan penentu pokok
keberhasilan organisasi. Salah satu isu kunci dalam manajemen informasi aset
adalah ketersediaan informasi pada saat yang tepat, dalam format yang tepat,
untuk orang yang tepat, dengan query yang tepat, dan pada level yang tepat.
Menurut Ouertani etal., (2008), manajemen aset merupakan
proses pengorganisasian, perencanaan dan pengawasan terhadap pembelian,
penggunaan, perawatan, perbaikan, dan/atau penghapusan aset fisik untuk
mengoptimalkan potensi service delivery
dan meminimalkan resiko atau cost
yang berkaitan dengan usia hidup aset dengan menggunakan aset-aset intangible
seperti aplikasi pengambilan keputusan berbasis knowledge dan proses bisnis.
Dalam manajemen aset, siklus hidup aset dapat dirumuskan kedalam lima fase
pokok, yaitu 1) Acquire, 2) Deploy, 3) Operate, 4)Maintain, dan 5) Retire sebagaimana tampak pada
Gambar 1.
Gambar 1. Daur Hidup Aset
Sumber: Ouertani (2008)
2.2.3.
Analisis dan Desain Berorientasi Objek
Analisis dan desain berorientasi objek (Object Oriented Analysis and Design) adalah pendekatan rekayasa
perangkat lunak yang memodelkan sebuah sistem sebagai sekelompok objek yang
saling berinteraksi. Setiap objek merepresentasikan beberapa entitas dalam
sistem yang sedang dimodelkan dan ditandai dengan class, state, serta
perilaku (behaviour) kelas tersebut. Object-oriented analysis and Design (OOD) menerapkan teknik pemodelan
objek untuk menganalisa kebutuhan fungsional sistem. Tujuan dari analisis
berorientasi objek adalah untuk mendefinisikan semua kelas dan relasi serta
perilaku yang berkaitan dengan kelas-kelas yang relevan dengan permasalahan
yang akan diselesaikan. Untuk mencapai tujuan tersebut, dalam analisis
berorientasi objek, terdapat beberapa pekerjaan yang harus dilakukan, yaitu:
(1) Kebutuhan dasar dari user harus dikomunikasikan antara pengembang dan
pengguna. (2) Kelas harus diidentifikasi (atribut dan metode). (3) Hirarki
kelas harus didefinisikan. (4) Relasi antar objek harus direpresentasikan. (5)
Perilaku objek harus dimodelkan (Pressman, 2005).
Dengan menggunakan OOD maka dalam melakukan pemecahan suatu
masalah kita tidak melihat bagaimana cara menyelesaikan suatu masalah tersebut
(terstruktur) tetapi objek-objek apa yang dapat melakukan pemecahan masalah tersebut.
Sebagai contoh anggap kita memiliki sebuah departemen yang memiliki manager,
sekretaris, petugas administrasi data dan lainnya. Jika manager tersebut ingin
memperoleh data dari bagian administrasi maka manager tersebut tidak harus
mengambilnya langsung tetapi dapat menyuruh petugas bagian administrasi untuk
mengambilnya. Pada kasus tersebut seorang manager tidak harus mengetahui
bagaimana cara mengambil data tersebut tetapi manager bisa mendapatkan data
tersebut melalui objek petugas administrasi. Jadi untuk menyelesaikan suatu
masalah dengan kolaborasi antar objek-objek yang ada karena setiap objek
memiliki deskripsi tugasnya sendiri.
Loudon C, Kenneth (2007), mengemukakan bahwa OOD digunakan
untuk mengatasi persoalan yang terjadi pada metode pengembangan perangkat lunak
terstruktur (structured design methodology) yang berguna untuk
pemodelan proses tetapi tidak dapat menangani pemodelan data dengan baik. Metode testruktur memperlakukan data
dan proses sebagai entitas yang terpisah secara logika, padahal dalam dunia
nyata pemisahan seperti itu tidak bersifat alami.
Pengembangan berbasis obyek menggunakan objek sebagai unit
dasar dari analisis dan desain sistem. Sebuah objek mengkombinasikan data dan
proses (sering disebut procedure atau
methods) tertentu
yang beroperasi pada data tersebut. Data yang di-kapsulasi dalam sebuah objek dapat diakses dan dimodifikasi
hanya dengan operasi atau metode yang berhubungan dengan objek tersebut. Jika
pendekatan terstruktur data dilewatkan ke dalam prosedur, pada pendekatan
berorientasi objek program mengirimkan pesan kepada sebuah objek untuk
melakukan operasi yang sudah ada di dalam objek itu sendiri.
3.
Tahapan Perancangan dan Desain
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah
analisis dan desain berorientasi objek (Object Oriented Analysis and Design).
Tahapan perancangan dan desain SIMATIK adalah sebagai berikut: (1) Pemetaan
aktor (user sistem) dan fungsionalitas yang digunakan oleh aktor dalam bentuk
use case diagram. (2) Pembuatan sequence diagram untuk menunjukkan kolaborasi
antar-objek. (3) Pembuatan relasi antarentitas dalam sistem. (4) Perancangan
antarmuka sistem.
4.
Hasil dan Pembahasan
4.1.
Use Case Diagram SIMATIK
Berdasarkan hasil diskusi dengan pihak yang berkepentingan,
sistem yang akan dikembangkan adalah sistem informasi manajemen aset yang
terintegrasi yang dapat digunakan untuk pengelolaan informasi aset TIK mulai
dari registrasi aset sampai pelaporan aset. Gambar 2 memperlihatkan proses
manajemen informasi manajemen aset melibatkan empat aktor dan dua belas use case.
Gambar 2. Diagram Use Case SIMATIK
4.2. Sequence Diagram SIMATIK
Dalam perancangan SIMATIK dihasilkan enambelas sequence
diagram. Gambar 3 menunjukkan sequence
diagram Registrasi Aset yang dilakukan oleh user-operator.
Gambar
3. Sequence Diagram Proses Registrasi
Aset
4.3.
ERD SIMATIK
Dalam perancangan SIMATIK terdapat delapan entitas yang
saling berelasi satu dengan lainnya seperti tampak pada Entity Relationship Diagram (Gambar 4).
Gambar
4. ERD SIMATIK
4.4.
User Interface SIMATIK
Proses manajemen dalam sistem diawali dengan pengelolaan
referensi oleh administrator yang meliputi pengelolaan user, vendor, referensi
ruang, referensi kategori aset, serta referensi software. Selanjutnya aset TIK
yang diterima diregistrasi oleh operator. Registrasi aset meliputi pencatatan
data detil aset dan data pembelian. Aset-aset yang telah diregistrasi
selanjutnya dicatat penempatannya oleh kepala Sarana dan Prasarana (SarPras)
