UNIVERSITAS GUNADARMA
FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI

























  
Nama              : Nina Yusmiana
NPM               : 15115073
Jurusan          : Sistem Informasi







Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset TIK Studi Kasus: Asmi Santa Maria Yogyakarta






Abstrak. Pengelolaan aset barang di ASMI Santa Maria selama ini dilakukan dengan aplikasi MS Excel dalam format daftar inventaris barang. Aplikasi ini memiliki keterbatasan seperti tiadanya rekod detil aset barang, kesulitan melakukan penghitungan yang komplek seperti penilaian aset, terbatasnya akses pihak lain yang membutuhkan, dan informasi kurang dapat menangani penatausahaan aset barang yang dapat memberikan informasi real-time, akurat, terintegrasi, dan user-friendly. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang kebutuhan sistem untuk mengelola aset TIK di ASMI Santa Maria Yogyakarta. Melalui analisis dan perancangan sistem ini penulis bermaksud memberikan usulan bagi lembaga untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Manajemen Aset TIK (SIMATIK). Sistem informasi ini telah berhasil dirancang dan menyediakan fungsionalitas pengelolaan informasi aset TIK yang meliputi registrasi aset, penempatan aset, pemindahan aset, penghitungan depresiasi, penilaian aset, pencatatan maintenance, penghapusan aset, pelacakan aset, dan pembuatan laporan. Perancangan Sistem informasi manajemen aset TIK ini dilakukan dengan berbasis web (intranet) dan dengan pendekatan berorientasi objek (OOA).

Kata Kunci: Manajemen aset, sistem informasi manajemen aset, pendekatan berorientasi objek.



1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Dari waktu ke waktu, keberadaan aset barang di ASMI Santa Maria mengalami perubahan (pertambahan dan pengurangan). Sejauh ini, aset barang tersebut dikelola secara manual menggunakan perangkat lunak MS Excel dalam bentuk daftar inventaris aset. Pencatatan aset barang menggunakan Excel memiliki keterbatasan-keterbatasan antara lain: (1) tiadanya record menyangkut detil aset seperti spesifikasi, tanggal pengadaan, harga pembelian, nilai susut dan nilai current aset, status aset dll., (2) kesulitan melakukan operasi perhitungan yang kompleks seperti penghitungan penyusutan (depresiasi), penghitungan nilai aset, (3) boros waktu dan tenaga untuk pengelolaan aset, dan (4) unit lain tidak dapat mengakses informasi karena file Excel tidak didistribusikan dan hanya dimiliki oleh unit Sarana dan Pasarana.

Lembaga menyadari bahwa upaya inventarisasi barang secara manual sangatlah tidak efisien karena memerlukan tenaga dan waktu yang tidak sedikit. Di samping itu sering muncul persoalan ketika pihak manajemen ingin mengetahui jumlah aset barang berdasarkan kategori, asal pendanaan, harga beli, tanggal pembelian, letak barang, kondisi barang, perpindahan barang, penambahan barang, dan informasi perubahan barang karena perbaikan (maintenance) atau penggantian sparepart. Untuk mendapatkan informasi tersebut pihak yang membutuhkan harus ke Unit Sarana dan Prasarana sebagai satu-satunya pemilik dokumen aset elektronik. Disamping itu karena update data tidak dilakukan setiap saat, informasi yang realtime dan akurat tidak dapat diperoleh.

Sebenarnya, persoalan-persoalan menyangkut pengelolaan aset sebagaimana dijelaskan di atas tidak akan terjadi apabila didukung oleh suatu sistem pengelolaan aset yang terintegrasi dan terstruktur. Untuk itulah, penulis memberikan sebuah solusi untuk mengatasi persoalan-persoalan tersebut berupa perancangan sebuah Sistem Informasi Manajemen Aset. Dengan sistem informasi ini, lembaga akan dapat melakukan penatausahaan aset yang dimiliki secara benar dan efisien, baik dari segi waktu (time), tenaga (human resource), dan biaya (cost).

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: Bagaimanakah merancang sistem informasi manajemen untuk mengelola aset TIK berbasis web?

1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini adalah merancang sistem informasi manajemen aset TIK berbasis Web yang dapat digunakan untuk mengelola aset TIK di ASMI Santa Maria. Yang termasuk aset TIK meliputi perangkat keras (hardware) yang terdiri dari peralatan komputer dan peripheral, dan peralatan pendukung jaringan dan komunikasi serta perangkat lunak (software). Perancangan dan desain model sistem informasi menggunakan pendekatan berorientasi objek (OOA).

1.4. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut. (1) Bagi ASMI Santa Maria. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai acuan bagi ASMI Santa Maria untuk pengambilan keputusan untuk penyempurnaan sistem manajemen aset yang telah ada yaitu sistem manajemen aset secara manual menjadi sistem informasi manajemen berbasis komputer.

(2)   Bagi pengembang sistem. Hasil evaluasi terhadap sistem dapat digunakan sebagai bahan masukan untuk membangun sistem informasi manajemen aset berbasis komputer. (3) Bagi lembaga sejenis. Kebutuhan organisasi atau lembaga akan sistem informasi sangat bervariasi

                                                                                                                                                            


tergantung pada tingkat kompleksitas lembaga atau organisasi bersangkutan. Oleh karena itu, hasil penelitian ini dapat memberikan gambaran dan acuan bagi lembaga sejenis yang bergerak di bidang layanan pendidikan untuk pengembangan sistem informasi manajemen aset.

2. Tinjauan Pustaka

2.1. Penelitian Terdahulu

Goyal (2007) melakukan penelitian dan implementasi sistem informasi manajemen aset pada Technical Store of NIC-DIT di C.G.O. Complex, New Delhi. Penelitian dan pengembangan Enterprise Aset Management System (Technical Store) bertujuan untuk mengembangkan sistem pemesanan peralatan IT seperti pendrive, printer, laptop, scanner dan semacamnya oleh unit-unit kerja yang membutuhkan kepada departemen TI. Sebelumnya sistem pemesanan masih dilakukan secara manual yaitu dengan pengisian formulir pemesanan barang (paper-based) yang kemudian dikirimkan kepada bagian TI. Masalah yang dihadapi adalah sistem manual tersebut sangat tidak efisien dari segi waktu dan sumber daya manusia. Oleh karena itu sistem baru yang berbasis web dapat menjadi solusi yang tepat karena pemesanan dapat dilakukan secara online dan segera mendapatkan konfirmasi mengenai ketersediaan barang yang dipesan. Sistem informasi manajemen aset dibangun menggunakan platform windows dengan bahasa pemrograman C#.Net, Asp.Net, JAVASCRIPT, HTML dengan database SQLServer2000.

Rittammanart (2008) melakukan penelitian berjudul Enterprise Application Integration Platform For Corporate Fixed-Aset Management. Penelitian dilakukan pada Haadthip Public Company Limited (HTPCL), sebuah perusahaan Coca-Cola bottler di Thailand selatan. Kasus penanganan aset (Asset Controlling) pada HTCPL dilakukan secara manual oleh karyawan dengan bantuan program spreadsheet (Excel) karena perusahaan belum memiliki sistem manajemen aset (Asset Management System). Semua aset tidak bisa dilacak (tracked) dan informasi setiap aset sulit diperoleh sehingga para eksekutif tidak dapat mengetahui informasi mengenai aset yang dimiliki perusahaan. Oleh sebab itu loss calculation tidak dapat dilakukan dengan benar. Demikian juga dengan Accounting Department yang bertanggung jawab terhadap keuangan (accounting) perusahaan hanya mengandalkan penghitungan depresiasi aset menggunakan program Excel dengan keterbatasannya. Setiap bulan, hasil perhitungan depresiasi (penyusutan nilai aset) yang diperoleh dengan penghitungan manual menggunakan program Excel dimasukkan ke dalam General Ledger System.

Berdasarkan permasalahan di atas, HTPCL mengembangkan Asset Management System (AMS) yang dapat diintegrasikan dengan General Ledger System yang sudah ada dan memiliki kemampuan berikut: (1) Semua aset perusahaan harus disimpan hanya dalam sebuah sistem manajemen aset. (2) Update otomatis dan display depresiasi setiap aset setiap hari. (3) Akuntan dapat memilik periode depresiasi untuk dimasukkan kedalam GL. (4) Mendukung akuisisi aset. (5) Mendukung penempatan aset. (6) Dapat melacak status aset: usia, posisi, dan sebagainya. (7) Menampilkan kalkulasi depresiasi sebagai web service. (8) Merangkum semua nilai aset dalam beberapa aspek. (9) Memberikan informasi profit bisnis perusahaan. (10) Meningkatkan proses bisnis untuk mencapai kualitas dan efisiensi.

Ekasari Nugraheni dkk (Pusat Penelitian Informatika LIPI, 2007) melakukan penelitian berjudul Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Intranet pada Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Hasil dari penelitian ini merupakan rekomendasi pembuatan sistem informasi manajemen aset untuk menatausahakan barang yang berpedoman pada buku BAKUN (Badan Akuntansi Negara). Sistem Informasi ini dikembangkan dengan perangkat lunak open source PHP, PostgreSQL, dan LINUX server.





2.2. Landasan Teori

Berikut ini akan penulis paparkan beberapa landasan teori pendukung penelitian yang meliputi 1) Aset TIK, 2) Manajemen Aset, 3) Sistem Informasi Manajemen Aset, 4) Depresiasi, 5) Decision Support System, 6) Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek.

2.2.1. Aset TIK

Aset adalah segala sesuatu baik tangible maupun intangible yang memiliki nilai ekonomis (economic values) dan masa ekonomis (economic life) untuk mendukung organisasi atau perusahaan dalam memberikan layanan (services) (Quertani: 2008). Dalam konteks Teknologi Informasi (TI), Windley (2002) secara spesifik menyebutkan aset TI dapat berbentuk base machines, installed components, peripheral, operating system, licensed software, phones, dan PBXs. Base machines sendiri dapat mencakup peralatan router, dektop computer, server, dan semua sistem mesin yang berbasis komputer (computer based gear).

Dalam “State Administrative Manual” peralatan TI (IT devices) didefinisikan sebagai peralatan atau piranti yang digunakan untuk pemrosesan data secara elektronik. Beberapa contoh dari peralatan TI adalah Mainframes, Minicomputers, midrange computers, microcomputers and personal computers ; Special purpose systems yang meliputi word processing, Magnetic Ink Character Recognition (MICR), Optical Character Recognition (OCR), photo composition, typesetting dan electronic bookkeeping; Piranti komunikasi yang digunakan untuk transmisi data seperti: modems, data sets, mutiplexors, concentrators, routers, switches, local area networks, private branch exchanges, network control equipment, atau microwave atau satellite communications systems; Unit periferal input-output baik yang bersifat off-line maupun on-line) seperti terminals, card readers, optical character readers, magnetic tape units, mass storage devices, card punches, printers, computer output to microform converters (COM), video display units, data entry devices, teletypes, teleprinters, plotters, scanners, atau semua piranti yang digunakan sebagai terminal dari sebuah komputer dan unit kontrol.

Dalam penelitian ini, istilah aset TI diperluas menjadi aset TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) sehingga dapat mencakup peralatan-peralatan TI untuk memproses data elektronik (komputer dan peralatan pendukung) serta peralatan-peralatan komunikasi seperti peralatan PBX, telpon, fax, dan peralatan telekomunikasi lainnya.

2.2.2. Manajemen Aset

Danylo (1998) mendefinisikan manajemen aset sebagai sebuah metodologi untuk mengalokasikan resources (sumber daya) secara efisien dan benar untuk mencapai tujuan organisasi. Lebih lanjut ia menjelaskan bahwa manajemen aset adalah cara atau pendekatan melakukan sesuatu untuk menyelesaikan masalah atau situasi. Metodologi dapat terkomputerisasi atau tanpa bantuan komputer.

Wenzler dalam Faiz dan Eran (2009) mendefinisikan manajemen aset sebagai proses identifikasi, desain, penciptaan, operasi, dan pemeliharaan aset fisik. Pendekatan yang berpusat pada aset (aset centric) sangat vital untuk keberhasilan pengorganisasian aset secara intensif karena manajemen aset yang efektif merupakan penentu pokok keberhasilan organisasi. Salah satu isu kunci dalam manajemen informasi aset adalah ketersediaan informasi pada saat yang tepat, dalam format yang tepat, untuk orang yang tepat, dengan query yang tepat, dan pada level yang tepat.

Menurut Ouertani etal., (2008), manajemen aset merupakan proses pengorganisasian, perencanaan dan pengawasan terhadap pembelian, penggunaan, perawatan, perbaikan, dan/atau penghapusan aset fisik untuk mengoptimalkan potensi service delivery dan meminimalkan resiko atau cost yang berkaitan dengan usia hidup aset dengan menggunakan aset-aset intangible seperti aplikasi pengambilan keputusan berbasis knowledge dan proses bisnis. Dalam manajemen aset, siklus hidup aset dapat dirumuskan kedalam lima fase pokok, yaitu 1) Acquire, 2) Deploy, 3) Operate, 4)Maintain, dan 5) Retire sebagaimana tampak pada Gambar 1.











Gambar 1. Daur Hidup Aset
Sumber: Ouertani (2008)





2.2.3. Analisis dan Desain Berorientasi Objek

Analisis dan desain berorientasi objek (Object Oriented Analysis and Design) adalah pendekatan rekayasa perangkat lunak yang memodelkan sebuah sistem sebagai sekelompok objek yang saling berinteraksi. Setiap objek merepresentasikan beberapa entitas dalam sistem yang sedang dimodelkan dan ditandai dengan class, state, serta perilaku (behaviour) kelas tersebut. Object-oriented analysis and Design (OOD) menerapkan teknik pemodelan objek untuk menganalisa kebutuhan fungsional sistem. Tujuan dari analisis berorientasi objek adalah untuk mendefinisikan semua kelas dan relasi serta perilaku yang berkaitan dengan kelas-kelas yang relevan dengan permasalahan yang akan diselesaikan. Untuk mencapai tujuan tersebut, dalam analisis berorientasi objek, terdapat beberapa pekerjaan yang harus dilakukan, yaitu: (1) Kebutuhan dasar dari user harus dikomunikasikan antara pengembang dan pengguna. (2) Kelas harus diidentifikasi (atribut dan metode). (3) Hirarki kelas harus didefinisikan. (4) Relasi antar objek harus direpresentasikan. (5) Perilaku objek harus dimodelkan (Pressman, 2005).

Dengan menggunakan OOD maka dalam melakukan pemecahan suatu masalah kita tidak melihat bagaimana cara menyelesaikan suatu masalah tersebut (terstruktur) tetapi objek-objek apa yang dapat melakukan pemecahan masalah tersebut. Sebagai contoh anggap kita memiliki sebuah departemen yang memiliki manager, sekretaris, petugas administrasi data dan lainnya. Jika manager tersebut ingin memperoleh data dari bagian administrasi maka manager tersebut tidak harus mengambilnya langsung tetapi dapat menyuruh petugas bagian administrasi untuk mengambilnya. Pada kasus tersebut seorang manager tidak harus mengetahui bagaimana cara mengambil data tersebut tetapi manager bisa mendapatkan data tersebut melalui objek petugas administrasi. Jadi untuk menyelesaikan suatu masalah dengan kolaborasi antar objek-objek yang ada karena setiap objek memiliki deskripsi tugasnya sendiri.

Loudon C, Kenneth (2007), mengemukakan bahwa OOD digunakan untuk mengatasi persoalan yang terjadi pada metode pengembangan perangkat lunak terstruktur (structured design methodology) yang berguna untuk pemodelan proses tetapi tidak dapat menangani pemodelan data dengan baik. Metode testruktur memperlakukan data dan proses sebagai entitas yang terpisah secara logika, padahal dalam dunia nyata pemisahan seperti itu tidak bersifat alami.

Pengembangan berbasis obyek menggunakan objek sebagai unit dasar dari analisis dan desain sistem. Sebuah objek mengkombinasikan data dan proses (sering disebut procedure atau

methods) tertentu yang beroperasi pada data tersebut. Data yang di-kapsulasi dalam sebuah objek dapat diakses dan dimodifikasi hanya dengan operasi atau metode yang berhubungan dengan objek tersebut. Jika pendekatan terstruktur data dilewatkan ke dalam prosedur, pada pendekatan berorientasi objek program mengirimkan pesan kepada sebuah objek untuk melakukan operasi yang sudah ada di dalam objek itu sendiri.

3. Tahapan Perancangan dan Desain

Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis dan desain berorientasi objek (Object Oriented Analysis and Design). Tahapan perancangan dan desain SIMATIK adalah sebagai berikut: (1) Pemetaan aktor (user sistem) dan fungsionalitas yang digunakan oleh aktor dalam bentuk use case diagram. (2) Pembuatan sequence diagram untuk menunjukkan kolaborasi antar-objek. (3) Pembuatan relasi antarentitas dalam sistem. (4) Perancangan antarmuka sistem.

4. Hasil dan Pembahasan

4.1. Use Case Diagram SIMATIK

Berdasarkan hasil diskusi dengan pihak yang berkepentingan, sistem yang akan dikembangkan adalah sistem informasi manajemen aset yang terintegrasi yang dapat digunakan untuk pengelolaan informasi aset TIK mulai dari registrasi aset sampai pelaporan aset. Gambar 2 memperlihatkan proses manajemen informasi manajemen aset melibatkan empat aktor dan dua belas use case.






                                     Gambar 2. Diagram Use Case SIMATIK











4.2. Sequence Diagram SIMATIK

Dalam perancangan SIMATIK dihasilkan enambelas sequence diagram. Gambar 3 menunjukkan sequence diagram Registrasi Aset yang dilakukan oleh user-operator.







                                         Gambar 3. Sequence Diagram Proses Registrasi Aset



4.3. ERD SIMATIK

Dalam perancangan SIMATIK terdapat delapan entitas yang saling berelasi satu dengan lainnya seperti tampak pada Entity Relationship Diagram (Gambar 4).











                                                                   Gambar 4. ERD SIMATIK





  

4.4. User Interface SIMATIK

Proses manajemen dalam sistem diawali dengan pengelolaan referensi oleh administrator yang meliputi pengelolaan user, vendor, referensi ruang, referensi kategori aset, serta referensi software. Selanjutnya aset TIK yang diterima diregistrasi oleh operator. Registrasi aset meliputi pencatatan data detil aset dan data pembelian. Aset-aset yang telah diregistrasi selanjutnya dicatat penempatannya oleh kepala Sarana dan Prasarana (SarPras)


Share this:

ABOUT THE AUTHOR

Ceyron Louis

Jika ada pertanyaan tentang artikel diatas mohon untuk berkomentar dibawah, terima kasih sudah membaca artikel ini jangan lupa untuk subscribe atau follow blogger gue ya!

0 komentar:

Posting Komentar